Hoy te quiero revelar una importante estrategia desarrollada por el Equipo ISWO, a partir de más de 20 años de experiencia práctica e investigativa, para ejecutar procesos de automatización de manera efectiva…

Si estás a cargo de implementar un nuevo software de gestión en tu organización y deseas asegurarte que los usuarios superen la natural resistencia al cambio,  lo adopten con alegría y entusiasmo, has llegado al lugar adecuado, aquí te comparto 10 pasos clave:

Paso 1: Escucha a tus Usuarios

El primer paso esencial es comprender a fondo las necesidades y desafíos que enfrentan tus usuarios en su día a día. Realiza entrevistas, encuestas y talleres para obtener información valiosa que te permita personalizar el software según sus requerimientos específicos.

Paso 2: Diseño Centrado en el Usuario

Un Software para automatizar procesos, para Gestión de Calidad, para Sistemas de Gestión ISO HSEQ o cualquier tema organizacional, además de cumplir con las funcionalidades requeridas, debe ser intuitivo y fácil de usar. El proveedor del Software debe utilizar los requerimientos identificados con los Usuarios, para diseñar una interfaz amigable y atractiva; y considerar la inclusión de elementos de gamificación para hacer que la experiencia sea divertida y motivadora.

Paso 3: Implementación Efectiva con Capacitación y Soporte Personalizado

ISWO ha diseñado un Proyecto de Implementación, validado con nuestros clientes, y que se adapta a las necesidades de cada organización, el cual inicia con la alineación con la estrategia organizacional, la definición de metas y resultados esperados, el diagnóstico, la evaluación de capacidades, la definición de roles, responsabilidades, canales de comunicación, recursos, la gestión de riesgos, y finalmente la planificación, desarrollo, y seguimiento a las actividades.

Siguiendo las recomendaciones de nuestro maestro John Kotter, destacamos que una capacitación adecuada, al equipo adecuado, organizada y programada estratégicamente por temas y roles, son clave para que los usuarios se sientan cómodos y seguros utilizando el nuevo Software.

En el proceso la toma de conciencia, con el apoyo y liderazgo de la Alta Dirección, es fundamental que los Usuarios tengan una visión compartida,  tengan claro para qué se implementa el software de manera oportuna, conozcan los beneficios; y de esa manera eliminar obstáculos, celebrar victorias tempranas, y anclar el buen uso del software a la cultura organizacional.

Para complementar esta labor, nos aseguramos de brindarles el apoyo necesario y un equipo de soporte técnico amable y accesible que pueda resolver sus inquietudes de manera rápida y eficiente. Compartimos a los Usuarios tutoriales en video y en documento, y cuando se requiere, damos capacitaciones personalizadas para asegurar e incentivar el uso del Software.

Paso 4: Comunicación, Oportuna Asertiva y Efectiva

La comunicación asertiva, proactiva, constante y efectiva con los usuarios es fundamental. Destacamos los beneficios del Software y cómo mejorará sus procesos y su trabajo diario. Utilizamos diversos canales de comunicación para llegar a todos los usuarios de la manera más adecuada, generando confianza y resolviendo todos los retos que se presenten en el camino.

Sabemos la importancia de las relaciones interpersonales, del bienestar individual, y que más del 90% de los problemas empresariales son causados por fallas en la comunicación, por ello, prestamos especial atención a este aspecto, contamos con Líderes de Proyecto tanto de parte del Cliente, como de ISWO como Proveedor; y llegamos hasta el punto de realizar talleres grupales y sesiones individuales para superar las situaciones de cada organización.

Paso 5: Incentivos y Reconocimientos

Recomendamos a las organizaciones y nos encargamos de adelantar actividades para motivar a los usuarios a utilizar el software de manera activa y efectiva mediante incentivos y reconocimientos. Creamos recompensas para aquellos que utilicen el Software de forma más completa y que propongan ideas innovadoras para mejorar los procesos.

Paso 6: Mejora Continua

Escuchamos atentamente los comentarios de los usuarios y utilizamos esa retroalimentación para mejorar el software de forma continua. La implementación de actualizaciones y mejoras basadas en sus necesidades aumentará la satisfacción y la adopción del software.

Aplicamos la resiliencia ágil, sabiendo que los problemas son parte de las dinámicas organizacionales, por lo tanto los abordamos rápidamente, analizamos sus causas, sus efectos, y finalmente priorizamos y ejecutamos soluciones en equipo con el Cliente y un Comité de Satisfacción al Cliente.

Paso 7: Inspiramos a través de Historias de Éxito

Más de un millón empresas líderes en en el mundo, aplican estas metodologías para generar confianza en el mercado nacional e internacional, tales como General Motors, Telefónica, Starbucks, Bimbo Bakeries USA, Coca-Cola FEMSA, entre otras.

La mejor carta de presentación y el mayor logro de ISWO, es contar con Clientes Satisfechos que han experimentado mejoras significativas en su operación gracias al Software SIG ISWO, esperamos que estos casos de éxito, puedan inspirarte.

ISWO ha apoyado el mejoramiento continuo de la rentabilidad y la competitividad de múltiples organizaciones en diferentes sectores en Colombia, Ecuador, México, Costa Rica, USA y España, a través de la implementación, certificación y especialmente, la automatización de Sistemas de Gestión ISO 9001 y HSEQ.

Para mencionar algunos casos de éxito, en esta ocasión destacamos las siguientes excelentes organizaciones que mejoran continuamente y crecen de manera sostenible:

• Universidad de Nariño
• Instituto Radiológico del Sur.
• Clínica Bellatriz.
• CORPOSALUD I.P.S.
• Laboratorio Especializado CLINIZAD.
• Clínica Cardiovascular Pabón.
• Centro de Cuidados Cardiovasculares Pabón.
• UPL – Multinacional (México, Costa Rica, Colombia +…)
• Montagas S.A. E.S.P.
• Sterilize Service.
• Grupo Calderón – Ecuador.
• Rocalvi S.A. – Ecuador.
• CALVIMA – Ecuador.
• CONSULCAL – Ecuador.
• Metromodal – Ecuador, entre otras…

Paso 8: Celebra los Logros

Celebra el progreso y los logros alcanzados con la implementación del software. Reconoce el esfuerzo de los usuarios y celebra los hitos alcanzados en el proceso de adopción. Estos pueden variar según el estilo y la capacidad organizacional, siempre es importante definir presupuestos para  bonificaciones, desarrollo profesional remunerado y oportunidades de capacitación, tiempo libre pagado, incrementos salariales, espacios y actividades de bienestar laboral, según las preferencias del talento humano.

Paso 9: Participación Activa de los Usuarios

Los Usuario son los protagonistas de la historia, invitalos a participar activamente en el desarrollo del software. Realiza entrevistas y encuestas periódicas para obtener su opinión sobre futuras mejoras que les gustaría ver implementadas.

Paso 10: Medición del Impacto

Evalúa el impacto del software en términos de eficiencia, ahorro de tiempo y mejora de procesos. Comparte estos resultados con los usuarios para demostrar el valor tangible que el software aporta a la organización.

Nuestra CEO, Greice Alexandra Bolaños O y el equipo ISWO, realizamos una investigación en el año 2020, para evaluar y mejorar el Software SIG ISWO, con el acompañamiento de la Maestría en Administración de la Universidad del Valle, a partir de la cual, de acuerdo a los testimonios de los Usuarios, fue posible constatar que el Software ofrece los siguientes beneficios:

20 Beneficios del Software SIG ISWO

Conocemos los retos, recursos y tiempos requeridos para implementar, mantener y mejorar Sistemas de Gestión, por ello hemos desarrollado el Software SIG ISWO, que automatiza la administración inteligente de los mismos, y además ofrece los siguientes beneficios:

1. Con Enfoque Gerencial Facilita el ágil y efectivo despliegue de la Planificación Estratégica y mejora en un 99% la Velocidad en el Acceso a la Información para la Toma de Decisiones Oportunas y Basadas en Evidencias, para mejorar la productividad y competitividad Organizacional.

2. Posibilita la verdadera eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.

3. Apoya el mejoramiento de la rentabilidad y del crecimiento organizacional sostenible.

4. Facilita la integración de los Sistemas de Gestión ISO HSEQ y complementarios (9001, 14001, 17025, 27001, 31000, 45001 y +).

5. Facilita la planificación, el seguimiento, la trazabilidad y el enfoque en el logro de objetivos organizacionales y la mejora -Eficacia-.

6. Viabiliza el Enfoque hacia la Satisfacción del Cliente y de las demás partes interesadas -Efectividad-.

7. Maximiza la gestión de los recursos y del tiempo en un 99% -Eficiencia-.

8. Elimina el 99% del tiempo gastado en la organización y consolidación de documentos y registros para presentación de informes y auditorías.

9. Evita reuniones y traslados innecesarias, porque la información está a un clic. 95% Menos Correos-e y 90% Menos Incumplimientos del Talento Humano.

10. 99% más Eficiencia Ambiental. Elimina los costos de papel, impresión, copias, almacenamiento, preservación, y transporte de información física. Contribuye a la gestión ambiental y a la política “cero papel”.

11. Gestión del Conocimiento, como un Activo, para la Valorización de la Organización, hasta en un 100%.

12. 99% más Confiabilidad y Seguridad en el almacenamiento, acceso, distribución y preservación de la Información, a través del uso de las mejores plataformas del mundo, como Amazon Web Services (Certificados de Seguridad AWS, HSS Encripta la información entrante y saliente, y Certificados SSL/TLS públicos y privados).

13. 90% Mejor Cultura Organizacional, a través de Alertas Programadas Automatizadas, y entrenamientos para potencializar el liderazgo de la gestión del cambio y la transformación digital.

14. Desarrollo de Equipos de Alto Desempeño con Soluciones que permiten el Trabajo Colaborativo y proactivo.

15. Software As A Service con Excelencia en la Experiencia de Usuario. Es muy fácil de usar; permite la visualización y administración de la información, de manera amigable, intuitiva, ágil, estable, y liviana.

16. Posibilita la integración con otros Software y desarrollo de nuevas funcionalidades.

17. Es un Software robusto, con buenas prácticas de desarrollo, arquitectura e infraestructura tecnológica de alta calidad.

18. Actualizaciones periódicas gratuitas.

19. Ágil y efectiva implementación, a través de un proyecto validado, flexible, adaptable, multiplicable y escalable, para satisfacer sus necesidades.

20. Asesoría, capacitación, soporte técnico y acompañamiento personalizado, en tiempo real con alta calidad profesional y humana, ofrecida por expertos en gestión organizacional, para garantizar la efectiva implementación de la solución tecnológica.

Siguiendo esta estrategia validada con nuestros clientes, lograrás que los usuarios se enamoren de tu software y lo utilicen con alegría. ¡Prepárate para alcanzar niveles de eficiencia y productividad nunca antes imaginados!

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?? 20 años de Experiencia Internacional.

? Nuestros Servicios están Certificados Internacionalmente en Calidad con la Norma ISO 9001; y validada por entidades como el BID, el Ministerio TIC, el Ministerio de Industria y Comercio de Colombia, entre otras.

Autor: Frank Fajardo Romo

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