¿Cómo elegir el mejor Software para tu Sistema de Gestión de Calidad & HSEQ?

🎖️Felicitaciones por ser un líder innovador y reconocer que es el momento de eliminar las actividades operativas de tu Sistema de Gestión, y de automatizar los procesos para avanzar hacia la Calidad 4.0.

✅En la era digital, es crucial la elección del software adecuado para facilitar y optimizar el manejo del Sistema de Gestión de Calidad & HSEQ.

🤓Partiendo de la investigación de las principales motivaciones, dolores e insatisfacciones de los Usuarios de múltiples organizaciones, te presento una guía que te ayudará a tomar decisiones informadas y estratégicas, en la selección de tu proveedor de software.

*Mira la Herramienta de Evaluación al final.

1. Clarifica Tus Necesidades y Requisitos

Antes de sumergirte en el mar de opciones disponibles, es vital tener una comprensión clara de lo que tu organización necesita. Define tus objetivos, como automatizar procesos, cumplir con normativas específicas o escalar operaciones.

Prioriza funcionalidades críticas como la gestión de documentos, indicadores, planes de mejora y auditorías.

Define las condiciones que necesitas respecto al Servicio de Soporte Técnico, y finalmente el presupuesto que puedes asignar para el presente y el futuro de esta herramienta esencial.

Se recomienda generar un listado de requerimientos para evaluar con base en experiencias comprobadas priorizando la calidad y la escalabilidad eficiente, evitando costos ocultos a mediano y largo plazo, puedes ver un ejemplo propuesto al final de este artículo.

2. Investigación Profunda de Proveedores

El conocimiento es poder. Empieza recopilando información a través de búsquedas en línea, blogs y consultas con otras empresas.

Explora sitios web de proveedores para profundizar en sus servicios y solicita demostraciones para conocer los beneficios las funcionalidades.

Revisa los testimonios de otros usuarios, como un recurso invaluable para entender la experiencia real con el software, los diferenciadores, y el nivel de soporte que ofrece el proveedor.

3. Evaluación Rigurosa de Proveedores Potenciales

Este es el momento de mirar bajo el capó. Verifica la experiencia del proveedor y su conocimiento de las normas ISO relevantes.

Explora sus casos de éxito, reconocimientos y certificaciones.

Asegúrate de que el soporte técnico que ofrecen esté a la altura de tus expectativas y compara detalladamente los costos, considerando no solo el precio inicial sino también el valor a largo plazo.

Pregunta cuáles son los precios que se deben pagar por usuarios, sedes, almacenamiento, adaptaciones, personalizaciones, nuevos módulos, capacitaciones adicionales, acompañamiento en implementación, soporte técnico oportuno.

4. Selección y Negociación con el Proveedor

Con toda la información recopilada, compara las propuestas y selecciona la que mejor se alinee con tus necesidades y presupuesto.

La negociación del contrato es fundamental; asegúrate de obtener las mejores condiciones posibles en términos de precio, funcionalidades y soporte.

Finalmente, coordina con el proveedor elegido para una implementación eficaz y la capacitación adecuada de tu equipo.

Ejemplo para Evaluación del Mejor Software para Sistemas de Gestión de Calidad & HSEQ

Desde tu experiencia y tu contexto, puedes definir los criterios más importantes, y si lo ves pertinente complementar con los que compartimos aquí, los cuales hemos comprobado que se debe considerar para garantizar la eficiencia y escalabilidad del del Sistema de Gestión.

Cada uno de los Criterios se pueden ponderar y evaluar, para este ejemplo la puntuación será de 1 a 5.

Módulos y funcionalidades: Revisa que el Software tenga lo que necesitas.

Experiencia / Testimonios: Evalúa los testimonios de Gerentes y Líderes de Calidad.

Experiencia de Usuario: Asegúrate que el Software sea fácil de usar y bonito, a pesar que parece algo poco relevante, a futuro esto tendrá un alto impacto en el uso.

Garantía de Implementación: Es determinante que el proveedor acompañe la implementación del Software, con capacitaciones y sesiones de apoyo, sin incurrir en costos excesivos por hora.

Adaptabilidad y Personalización: Revisa que el Proveedor del Software, posibilite desarrollar nuevos módulos, personalizaciones y adaptaciones para cubrir tus necesidades, sin incurrir en altos costos.

Soporte Técnico y Escalabilidad: Este criterio consideramos que es el más importante, porque vivimos varias experiencias negativas y hemos conocido muchos Clientes Insatisfechos, debido a que no reciben un soporte técnico humano, adecuado y oportuno.

Lo ideal es disponer de un Soporte Técnico Humano Profesional en Tiempo Real, que te trate con la importancia que mereces, para solucionar inquietudes de incidencias de manera oportuna ante los retos diarios y eventos como Auditorías y Revisiones por la Dirección.

El Mejor Software es el que reconoce que lo importante es mantener una excelente relación a largo plazo, disponiendo canales y métodos de comunicación humanos, oportunos y efectivos, sin generar costos adicionales.

Precio por Usuario: Revisa cuál el procedimiento y el precio a pagar por añadir nuevos usuarios, este aspecto es determinante, considerando que los sistemas de gestión y las empresas crecen contantemente.

Recuerda que un Sistema de Gestión es sostenible cuando el talento humano se siente involucrado y comprometido.

Precio por Almacenamiento: Los Sistemas de Gestión y el volumen de registros y documentos crece permanentemente, por lo tanto busca un proveedor que no te limite el crecimiento.

Precio por Capacitación: A la mayoría de proveedores de Software les interesa entregar el Software y luego cobrar por todo. Revisa cuánto te cobrarán por capacitaciones adicionales, cuando haya rotación, ingrese nuevo personal o simplemente tengas inquietudes respecto a flujos de trabajo.

Precio por Actualizaciones: Revisa si hay cobro por actualizaciones del Software.

Precio del año 1 y el precio del futuro del Software: Es importante revisar cada uno de los precios que deberá asumir la organización para que el Software soporte el crecimiento del Sistema de Gestión y de la empresa.

Hemos encontrado como algo común que los Gerentes se cansan de pagar por todo, y finalmente eso limita la efectividad en el liderazgo y la mejora continua.

Valor Agregado y Diferenciación: Es muy importante tener en cuenta los aspectos diferenciadores entre las ofertas, identificando cómo te facilitarán la vida y cuánto dinero puedes ahorrar con ello.

El Mejor Software para Gestión de Calidad & HSEQ | SIG ISWO

La selección de un software para la Gestión de Calidad y HSEQ es una decisión técnica, Y una inversión estratégica en el futuro de tu empresa.

Al tomar un enfoque estructurado para evaluar y seleccionar a tu proveedor, te aseguras de que el software no solo cumpla con tus necesidades actuales sino que también apoye tu crecimiento y mejora continua.

Invierte sabiamente, selecciona estratégicamente y transforma tu enfoque de calidad con la herramienta adecuada a tus necesidades y posibilidades.

Con el propósito de resolver cada uno de los aspectos descritos anteriormente desarrollamos el Software SIG ISWO, para Facilitar y Optimizar la administración Sistemas de Gestión de Calidad & HSEQ, por ello ha sido premiado por el Ministerio TIC de Colombia, Certificado Internacionalmente en Calidad ISO 9001, y validado en Auditorías de Certificación, en empresas de diferentes sectores en Colombia, México, Costa Rica y Ecuador, entre otros países.

Para ser la mejor opción ofrecemos importantes factores diferenciadores que permiten ahorrar más de 90.000 USD, en el mediano y largo plazo:

El mejor Software para Sistemas de Gestión ISO de Calidad & HSEQ | SIG ISWO

20 Beneficios del Software SIG ISWO

Conocemos los retos, recursos y tiempos requeridos para implementar, mantener y mejorar Sistemas de Gestión, por ello hemos desarrollado el Software SIG ISWO, que automatiza la administración inteligente de los mismos, y además ofrece los siguientes beneficios:

1. Con Enfoque Gerencial Facilita el ágil y efectivo despliegue de la Planificación Estratégica y mejora en un 99% la Velocidad en el Acceso a la Información para la Toma de Decisiones Oportunas y Basadas en Evidencias, para mejorar la productividad y competitividad Organizacional.

2. Posibilita la verdadera eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.

3. Apoya el mejoramiento de la rentabilidad y del crecimiento organizacional sostenible.

4. Facilita la integración de los Sistemas de Gestión ISO HSEQ y complementarios (9001, 14001, 17025, 27001, 31000, 45001 y +).

5. Facilita la planificación, el seguimiento, la trazabilidad y el enfoque en el logro de objetivos organizacionales y la mejora -Eficacia-.

6. Viabiliza el Enfoque hacia la Satisfacción del Cliente y de las demás partes interesadas -Efectividad-.

7. Maximiza la gestión de los recursos y del tiempo en un 99% -Eficiencia-.

8. Elimina el 99% del tiempo gastado en la organización y consolidación de documentos y registros para presentación de informes y auditorías.

9. Evita reuniones y traslados innecesarias, porque la información está a un clic. 95% Menos Correos-e y 90% Menos Incumplimientos del Talento Humano.

10. 99% más Eficiencia Ambiental. Elimina los costos de papel, impresión, copias, almacenamiento, preservación, y transporte de información física. Contribuye a la gestión ambiental y a la política “cero papel”.

11. Gestión del Conocimiento, como un Activo, para la Valorización de la Organización, hasta en un 100%.

12. 99% más Confiabilidad y Seguridad en el almacenamiento, acceso, distribución y preservación de la Información, a través del uso de las mejores plataformas del mundo, como Amazon Web Services (Certificados de Seguridad AWS, HSS Encripta la información entrante y saliente, y Certificados SSL/TLS públicos y privados).

13. 90% Mejor Cultura Organizacional, a través de Alertas Programadas Automatizadas, y entrenamientos para potencializar el liderazgo de la gestión del cambio y la transformación digital.

14. Desarrollo de Equipos de Alto Desempeño con Soluciones que permiten el Trabajo Colaborativo y proactivo.

15. Software As A Service con Excelencia en la Experiencia de Usuario. Es muy fácil de usar; permite la visualización y administración de la información, de manera amigable, intuitiva, ágil, estable, y liviana.

16. Posibilita la integración con otros Software y desarrollo de nuevas funcionalidades.

17. Es un Software robusto, con buenas prácticas de desarrollo, arquitectura e infraestructura tecnológica de alta calidad.

18. Actualizaciones periódicas gratuitas.

19. Ágil y efectiva implementación, a través de un proyecto validado, flexible, adaptable, multiplicable y escalable, para satisfacer sus necesidades.

20. Asesoría, capacitación, soporte técnico y acompañamiento personalizado, en tiempo real con alta calidad profesional y humana, ofrecida por expertos en gestión organizacional, para garantizar la efectiva implementación de la solución tecnológica.

Para mencionar algunos Casos de Éxito ISWO, en esta ocasión destacamos las siguientes excelentes organizaciones que mejoran continuamente su productividad y crecen de manera sostenible: